La fonctionnalité Réservations d’Akuvox SmartPlus Cloud permet aux résidents d’une copropriété de réserver des espaces communs (salles, courts, piscines ou salles de sport) depuis l’application SmartPlus. Chaque réservation génère une clé temporaire (code QR et code à 8 chiffres) qui ouvre la porte de l’espace uniquement pendant le créneau réservé et jusqu’au nombre d’utilisations défini.
Quatre profils interviennent : le distributeur active le plan de fonctionnalités ; l’installateur configure la copropriété (étapes 1 à 4) ; le gestionnaire immobilier crée et gère les espaces (étapes 5 à 7) ; et le résident réserve et accède depuis l’application (étape 8).
Prérequis
- Projet de type Copropriété avec le plan de fonctionnalités actif (activé par le distributeur).
- Équipement d’accès Akuvox avec lecteur de QR code, connecté au cloud, pour la porte de l’espace commun. Validé en laboratoire avec l’AK-A15 ; selon Akuvox, les modèles S539, S535, X916, X915, X912, R29, E18, E16 et A05 sont également compatibles.
Étape 1 : activer les Réservations dans le plan de fonctionnalités (installateur)
- Dans le portail de l’installateur, accédez à Projets > Copropriété, cliquez sur l’icône de modification puis, dans Plan de fonctionnalités pour la copropriété, activez Réservations (1).
- Cliquez sur Envoyer (2).
Important : si l’étiquette Inactif apparaît à côté du titre, la fonctionnalité ne sera pas opérationnelle (le gestionnaire verra le message « Votre plan de fonctionnalités n’est pas activé »). Demandez l’activation au distributeur en indiquant le nom de la copropriété et le compte de l’installateur.
Étape 2 : enregistrer l’équipement de l’espace commun (installateur)
L’équipement est enregistré comme appareil public : sélectionnez Zone publique (1), l’onglet Appareils (2), puis cliquez sur Nouveau.
- Type d’appareil : pour un AK-A15, Contrôle d’accès.
- MAC : celle indiquée sur l’étiquette de l’équipement, sans séparateurs.
- Nom de l’appareil : un nom permettant de l’identifier.
- Relais 1 : activez-le et laissez les méthodes d’accès sélectionnées.
- Cliquez sur Envoyer et vérifiez que l’équipement apparaît en ligne (3).
Étape 3 : créer des appartements et des résidents avec un compte actif (installateur)
Le résident peut se connecter à l’application uniquement si son compte est actif. Sans coût supplémentaire, cela est possible en associant un moniteur intérieur à l’appartement ; sans moniteur, le compte reste Inactif jusqu’à ce que le distributeur active une licence d’application (payante). Dans les deux cas, le Service de téléphonie fixe doit être désactivé.
- Sélectionnez le bâtiment, ouvrez l’onglet APT, cliquez sur Nouveau et renseignez Étage, APT et Nom de l’APT (1).
- Dans Exigence du moniteur intérieur, sélectionnez « Au moins un moniteur intérieur requis » (2) et saisissez la MAC du moniteur dans le bloc Appareil.
- Vérifiez que le Service de téléphonie fixe est désactivé (3).
- Dans Résident, renseignez le prénom, le nom, l’adresse e-mail (qui sera son identifiant d’application), la langue et le pays (4). Cliquez sur Envoyer.
Si l’appartement existait déjà sans moniteur, ajoutez-le dans Appareils > Nouveau > Moniteur intérieur et modifiez également l’appartement pour définir l’exigence sur « Au moins un moniteur intérieur requis » ; sans cette modification, le compte reste inactif.
Vérifiez dans la liste des résidents que la colonne Actif indique Normal. Si elle indique Inactif, l’application affiche « Votre compte n’est pas activé, veuillez contacter votre distributeur ».
Étape 4 : créer le gestionnaire immobilier (installateur)
- Accédez à Utilisateurs > Gestionnaire immobilier et cliquez sur Nouveau gestionnaire immobilier.
- Renseignez le prénom, le nom, l’adresse e-mail et la langue (2).
- Dans Projet, déplacez la copropriété dans la colonne Sélectionné à l’aide de Ajouter (3).
- Cliquez sur Envoyer (4). Le gestionnaire reçoit ses identifiants par e-mail.
Étape 5 : créer un espace commun (gestionnaire immobilier)
Dans le portail du gestionnaire, accédez à Réservations > Services (1) et cliquez sur Nouveau (2).
- Renseignez le Nom du service et, éventuellement, la Description et l’image.
- Dans Résidents disponibles pour la réservation, sélectionnez tous les bâtiments ou une sélection.
- Dans Appareil de l’équipement, sélectionnez l’équipement de la porte (1). Il n’est pas sélectionné par défaut.
- Vérifiez l’option Supprimer les appareils sélectionnés du groupe d’accès au système (2), activée par défaut (voir l’avertissement).
- Cliquez sur Suivant.
Important : lorsque cette option est activée, la porte s’ouvre uniquement avec des réservations : les résidents ne peuvent plus l’ouvrir avec leur visage, leur carte, leur code PIN ou l’application. Laissez-la activée uniquement dans les espaces à usage exclusif ; si la porte sert également de passage habituel, désactivez-la.
Étape 6 : définir les règles de réservation (gestionnaire immobilier)
- Horaires d’ouverture : jours et heures pendant lesquels les réservations sont possibles (par défaut, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h).
- Durée maximale de chaque réservation. L’application fonctionne avec des créneaux de 30 minutes (60 minutes par défaut).
- Délai maximal de réservation : délai maximal avant la réservation (7 jours par défaut).
- Réservations maximales : réservations simultanées par créneau (10 par défaut).
- Nombre maximal d’utilisations des clés : ouvertures autorisées par clé (1 par défaut).
Recommandation : configurez au moins 2 utilisations si le résident peut avoir besoin de sortir puis de rentrer à nouveau. Cliquez sur Envoyer pour créer l’espace.
Étape 7 : activer et gérer l’espace (gestionnaire immobilier)
L’espace est créé désactivé et n’apparaît pas dans l’application. Activez l’interrupteur de sa carte (1) ; le bouton Réserver (2) apparaît, permettant également de réserver au nom d’un résident.
Pour le modifier, cliquez sur la carte puis sur Modifier ; pour le retirer temporairement de l’application, désactivez l’interrupteur.
Réservations > Réservations de services affiche l’historique avec la clé (1) et le code QR (2) de chaque réservation. Les données sont conservées pendant 3 mois.
Journaux > Journaux de porte enregistre chaque tentative d’ouverture avec l’action « Réservation de services » et le motif du refus dans la colonne Détails (conservation de 30 jours). La capture montre une ouverture réussie (1) et des tentatives avec une clé épuisée (2).
Étape 8 : réserver depuis l’application SmartPlus (résident)
- Appuyez sur Moi > Réservations de services puis sur +.
- Sélectionnez l’espace et appuyez sur Date pour choisir le jour.
- Sélectionnez un ou plusieurs créneaux consécutifs de 30 minutes, appuyez sur Envoyer puis sur Confirmer.
Lorsque vous ouvrez la réservation, la clé s’affiche : code QR (1) et code à 8 chiffres (2). Pour accéder à l’espace, présentez le QR code au lecteur pendant le créneau réservé. Chaque ouverture consomme une utilisation ; lorsque toutes les utilisations sont épuisées ou en dehors du créneau, la clé n’ouvre plus la porte.
Pour annuler, ouvrez la réservation et appuyez sur Annuler : la clé est immédiatement invalidée.
Foire aux questions
Je ne trouve pas où créer les espaces
Ils sont créés depuis le portail du gestionnaire immobilier (Réservations > Services), et non depuis celui de l’installateur. Si la copropriété n’a pas de gestionnaire, créez-en un (étape 4).
Le résident n’a pas reçu l’e-mail de bienvenue
Vérifiez les courriers indésirables ou utilisez J’ai oublié mon mot de passe dans l’application. Si le message « Ce compte est déjà enregistré » apparaît lors du scan du « QR code d’inscription », le résident doit se connecter avec son adresse e-mail et son mot de passe.
L’icône orange de la liste des appartements active-t-elle le compte ?
Non. Elle réinitialise l’appartement et supprime ses données et ses comptes. Si vous avez cliqué dessus par erreur, sélectionnez Annuler.
Le résident ne voit aucun espace dans l’application
Vérifiez que l’espace est activé et que son bâtiment est inclus dans Résidents disponibles pour la réservation.
L’équipement n’apparaît pas dans « Appareil de l’équipement »
Seuls les équipements enregistrés dans des espaces communs apparaissent, et chaque équipement ne peut appartenir qu’à un seul espace.
Depuis la création de l’espace, la porte ne s’ouvre plus avec le visage, la carte, le code PIN ou l’application
L’option Supprimer les appareils sélectionnés du groupe d’accès au système est activée. Modifiez l’espace et désactivez-la ; l’accès est immédiatement rétabli. Le journal de porte n’indique pas le motif du refus (2).
Après le remplacement de l’équipement de la porte, les réservations n’ouvrent plus la porte
L’espace reste actif mais sans appareil associé, et le portail ne vous en avertit pas. Modifiez l’espace et sélectionnez le nouvel équipement.
Le message « Aucun créneau horaire disponible pour la date sélectionnée » s’affiche
La date dépasse le Délai maximal de réservation ou correspond à un jour sans horaires.
La clé n’ouvre pas la porte
Consultez la colonne Détails dans les journaux de porte : « En dehors de la période de réservation » (tentative effectuée en dehors du créneau) ou « Le nombre d’utilisations de la clé de réservation est épuisé » (effectuez une autre réservation ou augmentez le nombre d’utilisations). S’il n’y a aucun journal, vérifiez que l’équipement est en ligne et associé à l’espace. Les tentatives échouées apparaissent comme ayant été initiées par « Visiteur ».
L’« Heure de création » de la réservation ne correspond pas à l’heure réelle
Il s’agit d’une information affichée dans un autre fuseau horaire. Les créneaux et les ouvertures sont régis par l’heure locale configurée dans Configuration > Configuration de l’heure (Espagne péninsulaire : « UTC+1:00 Madrid »).
Remarque : validé en laboratoire avec AK-A15, AK-S563 et l’application pour iOS. L’ouverture avec le code à 8 chiffres, la limite de réservations simultanées avec plusieurs résidents, la réservation depuis le portail au nom d’un résident et l’application pour Android n’ont pas été vérifiées.