La función Reservas de Akuvox SmartPlus Cloud permite a los residentes de una comunidad reservar zonas comunes (salas, pistas, piscinas o gimnasios) desde la app SmartPlus. Cada reserva genera una llave temporal (código QR y clave de 8 dígitos) que abre la puerta de la zona solo durante la franja reservada y hasta el número de usos definido.
Intervienen cuatro perfiles: el distribuidor activa el plan de funciones; el instalador configura la comunidad (pasos 1 a 4); el administrador de fincas crea y gestiona las zonas (pasos 5 a 7), y el residente reserva y accede desde la app (paso 8).
Requisitos previos
- Proyecto de tipo Comunidad con el plan de funciones activo (lo activa el distribuidor).
- Equipo de acceso Akuvox con lector de QR, conectado al cloud, para la puerta de la zona común. Validado en laboratorio con el AK-A15; según Akuvox, también son compatibles S539, S535, X916, X915, X912, R29, E18, E16 y A05.
Paso 1: Habilitar Reservas en el plan de funciones (instalador)
- En el portal del instalador, acceda a Proyectos > Comunidad, pulse el icono de edición y, en Plan de funciones para la comunidad, active Reservas (1).
- Pulse Enviar (2).
Importante: si junto al título aparece la etiqueta Inactivo, la función no estará operativa (el administrador verá el aviso "Su plan de funciones no está activado"). Solicite la activación al distribuidor indicando el nombre de la comunidad y la cuenta de instalador.
Paso 2: Dar de alta el equipo de la zona común (instalador)
El equipo se da de alta como dispositivo público: seleccione Área pública (1), pestaña Dispositivos (2) y pulse Nuevo.
- Tipo de dispositivo: para un AK-A15, Control de acceso.
- MAC: la de la etiqueta del equipo, sin separadores.
- Nombre del dispositivo: un nombre identificable.
- Relé 1: actívelo y mantenga seleccionados los métodos de acceso.
- Pulse Enviar y compruebe que el equipo aparece en línea (3).
Paso 3: Crear apartamentos y residentes con cuenta activa (instalador)
El residente solo puede iniciar sesión en la app si su cuenta está activa. Sin coste adicional, se consigue asociando un monitor interior al apartamento; sin monitor, la cuenta queda Inactiva hasta que el distribuidor active una licencia de app (de pago). En ambos casos, el Servicio de teléfono fijo debe estar desactivado.
- Seleccione el edificio, pestaña APT, pulse Nuevo y complete Planta, APT y Nombre APT (1).
- En Requisito del monitor interior, seleccione "Requiere al menos un monitor interior" (2) e introduzca la MAC del monitor en el bloque Dispositivo.
- Compruebe que el Servicio de teléfono fijo está desactivado (3).
- En Residente, complete nombre, apellido, correo (será su usuario de la app), idioma y país (4). Pulse Enviar.
Si el apartamento ya existía sin monitor, añádalo en Dispositivos > Nuevo > Monitor interior y, además, edite el apartamento para cambiar el requisito a "Requiere al menos un monitor interior"; sin este cambio la cuenta sigue inactiva.
Compruebe en el listado de residentes que la columna Activo indica Normal. Si indica Inactivo, la app mostrará "Su cuenta no está activada, comuníquese con su distribuidor".
Paso 4: Crear el administrador de fincas (instalador)
- Acceda a Usuarios > Administrador de fincas y pulse Nuevo administrador de propiedades.
- Complete nombre, apellido, correo e idioma (2).
- En Proyecto, pase la comunidad a la columna Seleccionado con Agr. (3).
- Pulse Enviar (4). El administrador recibe por correo sus credenciales.
Paso 5: Crear una zona común (administrador de fincas)
En el portal del administrador, acceda a Reservas > Servicios (1) y pulse Nuevo (2).
- Complete el Nombre del servicio y, opcionalmente, la Descripción y la imagen.
- En Residentes disponibles para reserva, elija todos los edificios o una selección.
- En Dispositivo de amenidad, seleccione el equipo de la puerta (1). No viene seleccionado por defecto.
- Revise la opción Eliminar los dispositivos seleccionados del grupo de acceso al sistema (2), activada por defecto (ver aviso).
- Pulse Siguiente.
Importante: con esa opción activada, la puerta pasa a abrir solo con reservas: los residentes dejan de poder abrirla con rostro, tarjeta, PIN o app. Déjela activada solo en zonas de uso exclusivo; si la puerta es también de paso habitual, desactívela.
Paso 6: Definir las reglas de reserva (administrador de fincas)
- Horario comercial: días y horas reservables (por defecto, L-V de 9:00 a 18:00).
- Duración máxima de cada reserva. La app trabaja con franjas de 30 minutos (por defecto, 60 minutos).
- Plazo máximo de entrega: antelación máxima de reserva (por defecto, 7 días).
- Reserva máxima: reservas simultáneas por franja (por defecto, 10).
- Recuentos máximos de uso de claves: aperturas permitidas por llave (por defecto, 1).
Recomendación: configure al menos 2 usos si el residente puede necesitar salir y volver a entrar. Pulse Enviar para crear la zona.
Paso 7: Activar y gestionar la zona (administrador de fincas)
La zona se crea desactivada y no aparece en la app. Active el interruptor de su tarjeta (1); aparecerá el botón Reserva (2), que también permite reservar en nombre de un residente.
Para modificarla, pulse la tarjeta y Editar; para retirarla temporalmente de la app, desactive el interruptor.
Reservas > Reservas de servicios muestra el historial con la clave (1) y el código QR (2) de cada reserva. Se conserva 3 meses.
Registros > Registros de puerta recoge cada intento de apertura con la acción "Reserva de servicios" y la causa del rechazo en la columna Detalle (se conserva 30 días). En la captura, apertura correcta (1) e intentos con la llave agotada (2).
Paso 8: Reservar desde la app SmartPlus (residente)
- Pulse Yo > Reservas de servicios y, después, +.
- Seleccione la zona y pulse Fecha para elegir el día.
- Seleccione una o varias franjas consecutivas de 30 minutos, pulse Enviar y Confirmar.
Al abrir la reserva se muestra la llave: código QR (1) y clave de 8 dígitos (2). Para acceder, presente el QR en el lector dentro de la franja reservada. Cada apertura consume un uso; agotados los usos, o fuera de la franja, la llave deja de abrir.
Para cancelar, abra la reserva y pulse Cancelar: la llave queda anulada al instante.
Preguntas frecuentes
No encuentro dónde crear las zonas
Se crean desde el portal del administrador de fincas (Reservas > Servicios), no desde el del instalador. Si la comunidad no tiene administrador, créelo (paso 4).
El residente no ha recibido el correo de bienvenida
Revise el correo no deseado o use He olvidado la contraseña en la app. Si al escanear el "Código QR de registro" aparece "Esta cuenta ya está registrada", el residente debe iniciar sesión con su correo y contraseña.
¿El icono naranja del listado de apartamentos activa la cuenta?
No. Restablece el apartamento y borra sus datos y cuentas. Si se ha pulsado por error, seleccione Cancelar.
El residente no ve ninguna zona en la app
Compruebe que la zona está activada y que su edificio está incluido en Residentes disponibles para reserva.
El equipo no aparece en "Dispositivo de amenidad"
Solo aparecen equipos dados de alta en zonas comunes, y cada equipo puede pertenecer a una sola zona.
Desde que se creó la zona, la puerta no abre con rostro, tarjeta, PIN o app
La opción Eliminar los dispositivos seleccionados del grupo de acceso al sistema está activada. Edite la zona y desactívela; el acceso se restablece al instante. El registro de puerta no indica el motivo del rechazo (2).
Tras sustituir el equipo de la puerta, las reservas no abren
La zona sigue activa pero sin dispositivo asociado, y el portal no lo avisa. Edite la zona y seleccione el equipo nuevo.
Aparece "No hay franjas horarias disponibles para la fecha seleccionada"
La fecha supera el Plazo máximo de entrega o es un día sin horario.
La llave no abre la puerta
Consulte la columna Detalle en Registros de puerta: "Fuera del período de reserva" (intento fuera de la franja) o "El número de usos de la clave de reserva se ha agotado" (realice otra reserva o aumente los usos). Si no hay registro, revise que el equipo esté en línea y asociado a la zona. Los intentos fallidos figuran como iniciados por "Visitante".
La "Hora de creación" de la reserva no coincide con la hora real
Es un dato informativo mostrado en otra zona horaria. Las franjas y aperturas se rigen por la hora local configurada en Configuración > Configuración de hora (España peninsular: "UTC+1:00 Madrid").
Nota: validado en laboratorio con AK-A15, AK-S563 y la app para iOS. No se han verificado la apertura con la clave de 8 dígitos, el límite de reservas simultáneas con varios residentes, la reserva desde el portal en nombre de un residente ni la app para Android.